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如何用ERP系统进行全面预算管理-财务费用报销|

通过从全面预算管理和ERP系统的概念出发,理论与实践相结合阐述传统预算管理的缺陷,以及ERP系统应用于全面预算管理的现状,并对提升ERP系统在全面预算管理中的实施提出建议。


一、全面预算管理及ERP的概念


(一)全面预算管理的概念及功能
20世纪30年代预算管理作为一种控制成本、节约费用的手段而被普遍采用。全面预算管理是指在一定的时期内对企业的经营及财务情况进行全面预测,使企业的资源配置更加合理以实现企业的战略目标。以战略为导向的全面预算管理将企业的战略规划转化成预算的制定目标,最后落实到企业的长期经营活动中去,在企业的发展中发挥着重要的作用。它不仅能帮助企业合理运用资源、明确资金走向和企业发展趋势,还能帮助企业制定并实施有效的战略目标和相应的机制。

 


(二)ERP系统的概念及功能
ERP企业资源计划系统,是指建立在资讯技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP以市场和顾客为导向,对物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理进行有机结合,使企业达到资源的最优配置、提高生产经营中的劳动和资源使用效率和管理效率。随着时代的发展,信息化时代给现代企业带来了更先进的管理方法,提出了更高的要求。要想与时俱进、促进企业发展,ERP系统应当在企业中得到更广泛的应用。


(三)ERP系统与全面预算管理的结合
ERP系统与全面预算管理有共同的核心理念,均能优化资源配置、实现企业战略目标,但全面预算管理着重于企业战略目标,而ERP系统主要针对基础数据管理。ERP系统能够优化全面预算管理的实施环境,确保预算目标与企业目标的一致。当进行全面预算时企业需要各方面数据和相关信息、指标,而ERP系统能够整合、提供大部分数据,其多个子系统的相互配合和强大的数据工具开发功能对于实现预算信息的及时传递、共享,以及预算执行的实时监控和修正有很大帮助。因此,企业要想实现全面预算管理最好引入ERP系统,反过来全面预算管理的实施又能促进ERP系统更好地运行。


二、ERP系统在全面预算管理中的应用


(一)全面预算管理应用于企业的缺陷
1.传统编制方式效率低。全面预算管理要求涉及企业的各个层级,以及各个基础环节,因此预算编制时需要大量的企业数据和各方面信息。而传统编制方式因其信息不集成的缺点,编制人员需花费大量时间和精力去收集、整理资料,一方面收集的数据不全面,可能出现错误;另一方面延长了预算周期。此外,企业全面预算管理要对经营管理中出现的问题需及时作出调整,而在传统预算管理环境下预算缺少灵活性和适应性。所以,传统的全面预算管理编制很难完成其作为经营管控、贯彻企业战略目标的管理工具的职能。


2.预算制度和机构设置不完善。通常预算编制以企业战略目标为指导,以提高经营管理效率、实现资源优化配置为目标。前期的编制即使很科学也需要后期的实施情况来判断不足并提出修改意见,但多数企业预算管理制度不完善,只重视预算编制,未设置专门的预算管理机构,对于预算的实施、控制缺少监督和评价。 


3.预算管理各环节重视程度不同。预算管理不仅要重视预算的编制和实施,更要注重预算控制、考核。目前我国实施全面预算管理的企业多为大型企业集团,其规模很大,下属公司、产品与业务繁多,给预算的编制和实施带来了诸多不便。如预算的编制很难兼顾生产、经营、管理等各个环节,各产品、业务之间不易实现均衡,接下来的预算管理更是难以延续。


4.全面预算管理与战略目标相脱节。全面预算管理是企业战略目标的重要组成部分,其编制应当围绕企业战略目标和经营目标。在现代中小企业中,经常出现目标不一致和利益冲突、信息不对称等问题,进而导致预算不严谨,与战略目标脱轨。而且,部分管理层对预算管理重视程度不够,预算管理工作缺少有力支持。因此会造成编制不够准确,很难反映企业战略目标的现象。尤其对于战略转型的企业来说,以战略目标为导向的预算管理更有利于企业转型。


(二)ERP系统应用于全面预算管理的现状


1.ERP系统可以为全面预算管理提供数据和信息。将原有分散在企业各个角落的数据整合起来,为预算管理提供更全面准确的数据,对于预算编制的准确性有很大帮助。当企业各项业务发生时,ERP能够及时记录,预算人员就能用当期数据与实际预算进行比较,分析差异。对于有较大偏差的数据,预算人员可以通过ERP系统下不同的子模块发现偏差的根源,及时作出调整,以适应企业和市场的变化。也可快速便捷地在ERP系统的其他模块中获取相关数据。


2.在ERP系统中,开发、设计、采购、生产以及销售等环节形成一个价值链,通过产品的流动产生价值,企业管理者可通过该价值链进行预算管理、控制成本。ERP系统与全面预算信息结合能达到在成本发生前先预算,成本发生时实时监控,成本发生后比较分析,通过财务与库存、生产、销售、资产等模块的集成,做到实时跟踪核算。


3.传统的预算管理容易将企业各个部门、各个环节割裂开,而在ERP环境下,所有部门和岗位都能够参与到预算管理中,它通过应用信息技术把企业各类业务集成在一起,把资源信息、业务基础数据和财务分析数据以统一的标准整合成实时、共享的信息平台,各部门相互协同与集成的程度更高,有利于克服传统预算管理中的“信息孤岛”现象,所有人员都能对企业战略目标、经营目标和各项业务的预算参与编制、共同执行、提出建议、相互考评。


4.在企业经营过程中部门行为常与企业战略目标和利益发生冲突,而ERP系统与全面预算管理的结合能确保预算目标与企业目标的一致,保障了企业顺利实施全面预算管理。在实际中,企业在发生日常业务时往往不可避免地存在一些不必要、人为的资源分割,致使完整的资金链断开,阻碍企业整体目标的实现。而ERP系统对信息具有较强的集成性,运用ERP系统可将企业各部门信息有效的结合在一起,打破了各部门间的界限和障碍,解决了预算管理中信息不对称、不集成的问题。


三、完善在ERP环境中实施全面预算管理的建议


(一)完善实施全面预算管理的企业环境
良好的企业环境是开展全面预算管理的基础,企业应当构建完整的预算管理部门,将其放在与其他部门同等重要的位置,预算部门要协调各部门信息的共享,使各部门就基础假设达成一致。其次,预算管理工作需要上下结合,业务部门作为企业经营的执行者,是ERP系统数据的入口;财务部门负责数据信息的处理、分析;作为数据的使用人,管理层需要通过系统了解全面预算实施情况。这种预算模式有利于避免“信息孤岛”的出现,提高管理层对企业整体信息的整体掌握程度,保证决策层所做出决策科学、合理。


(二)建立更全面的预算管理体系
首先,设立预算管理委员会。预算委员会作为全面预算管理的决策机构,应由企业总经理、副总经理、各各部门负责人组成。委员会要负责主持制定、修订企业有关预算管理的制度;讨论决定企业经营预算、投资预算以及财务预算中需要上报的预算指标;讨论决定企业预算考核办法及年度预算考核指标的调整等。第二,设立预算部门,负责编制部门预算,执行、统计本部门预算,并监控预算实施,同时接受预算委员会的预算指导、监督。第三,设立预算监督部门或岗位,协调、监督各部门预算人员工作;汇总编制公司预算执行报告;定期向预算委员会反映预算执行中的问题。


(三)利用ERP系统加强预算管控
企业可以建立预算管理架构,它将预算管理作为与ERP系统相独立的子模块,并通过预算数据库与ERP系统的其他模块时刻紧密地连接在一起,在加强ERP系统的事前计划、事中控制功能的同时,实现了集团预算管理和实时控制。不同的预算指标业务特征不同,管理需求存在差异,因此预算控制过程需要对应不同的控制方法。对于控制力度要求低的预算指标,超出预算时ERP系统只给予提示,但业务流程依然进行;对于控制力度要求较强的预算指标,超出预算时应设置由主管审批;对于控制力度要求非常强的指标要严格把控,一旦超出预算ERP系统的业务就无法继续进行。对于出现的异常指标和现象,以及有可能超出安全警戒线的指标及时给予预警提示,并通知有关部门和相关人员及时调整。


(四)完善全面预算管理的考核机制
企业应当对预算考核给予重视,考核阶段具有承上启下的作用,是预算管理不可或缺的环节。首先,制定考核制度,明确考核指标、分工、时间;其次,对各部门、各项业务的预算实施情况进行考核。在ERP环境下预算模块能与绩效管理系统有效衔接,通过对预算实施情况的分析,反映各部门的管理业绩以及资金是否得到合理有效使用,为预算考核的落实提供了可能。最后,召开会议,审议考核情况,正确评价预算实施情况、提出考核建议,依据考核结果给出科学合理、客观公正的评价意见。


 

 

 

 


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